Die KI, die vor jedem Meeting die Hausaufgaben erledigt
Ist es dir schon einmal passiert, dass du an einem Meeting teilgenommen hast und erst dort herausgefunden hast: Der betreffende Kunde hat letztes Jahr eine Ausschreibung bei dir verloren, im CRM warten zwei offene Angebote auf ihn und vor drei Tagen erschien in der Zeitschrift „Portfolio“ ein Artikel über eine bedeutende Übernahme seines Unternehmens? Mir ist das passiert. Oft. Deshalb habe ich diesen KI-Skill entwickelt, der dieses Problem automatisch löst.
Die Vorbereitung auf Geschäftstreffen ist eine der langweiligsten, aber zugleich wichtigsten Aufgaben einer Führungskraft. Das LinkedIn-Profil prüfen, das Unternehmen googeln, E-Mails durchlesen, SharePoint durchsuchen, das ERP-System abfragen – wenn man das ordentlich macht, dauert es pro Termin 20 bis 40 Minuten. Wer das nicht tut, geht blind in ein Meeting.
Die „Meeting-Prep-Generator“-Funktion löst dieses Problem: automatisch, vor jedem Meeting, in nur 2–3 Minuten – und nutzt dabei auch Quellen, auf die man normalerweise nur selten manuell zurückgreift.
Was genau macht der AI-Meeting-Vorbereiter?
Wenn du den Skill aufrufst, greift er gleichzeitig auf acht verschiedene Datenquellen zu. Er ruft die Details des Termins aus dem Outlook-Kalender ab – wer ihn organisiert hat, wer eingeladen ist, wo er stattfindet – und meldet sofort, wenn es zu einer Überschneidung mit einem anderen Termin im selben Zeitfenster kommt.
Anschließend geht er alle externen Teilnehmer der Reihe nach durch:
- Outlook-E-Mail-Verlauf – Zusammenfassung der letzten 3–5 E-Mails
- Microsoft Teams-Chat – relevante interne Nachrichten zu dieser Person
- LinkedIn-Profil und Unternehmensseite – Position, letzte Aktivitäten
- Google News – aktuelle Nachrichten über das Unternehmen und die Person aus den letzten 90 Tagen
- Business Central ERP – Wurde der Auftrag bereits in Rechnung gestellt? Gibt es offene Forderungen?
- Jira – aktive Projekte, offene Support-Tickets
- SharePoint – gemeinsame Dokumente, Verträge, Angebote
- Reddit und das Portfolio-Forum – was sagen diejenigen darüber, die bereits mit ihnen gearbeitet haben?
Kein Chatbot, sondern eine Infrastruktur. Es denkt nicht an meiner Stelle – sondern erledigt jene mechanische Sammelarbeit, die bisher meine Zeit in Anspruch genommen hat.
Die Art des Meetings bestimmt den Inhalt der Karte
Die Funktion gibt nicht bei jedem Termin dieselbe Karte aus. Anhand des Kalendereintrags, der Teilnehmer und der eventuellen Beschreibung erkennt sie automatisch die Art des Termins – und verwendet entsprechend unterschiedliche Strukturen.
Erstes Kennenlerntreffen
Der Schwerpunkt liegt auf den gemeinsamen Berührungspunkten und den vorgeschlagenen Einstiegsfragen. Was hat die betreffende Person in den letzten 30 Tagen auf LinkedIn gepostet? Wie sieht die aktuelle Strategie ihres Unternehmens aus? Wie sind wir miteinander in Kontakt gekommen?
Vertragsverhandlungen
Der Fokus liegt auf den aus SharePoint extrahierten Konfliktpunkten und den noch offenen rechtlichen Fragen. Es handelt sich nicht um eine Zusammenfassung des gesamten Dokuments – es werden lediglich die Punkte hervorgehoben, über die noch entschieden werden muss.
Rückgewinnung verlorener Kunden
Was ist schiefgelaufen, wie hoch war der Wert des verlorenen Geschäfts bei BC, und mit welchem Ansatz sollte man die Rückgewinnung angehen? Bei dieser Art von Besprechung kommt es vor allem auf eine gute Vorbereitung an.
Wiederkehrender Status (interner Mitarbeiter)
Bei internen Kollegen entfällt die externe Suche vollständig. Stattdessen stützt sich der Kollege auf das bestehende Profil des Kollegen sowie auf den E-Mail- und Teams-Verlauf – das ist schneller und relevanter.
Welche Steckdosen werden kombiniert?
Das ist der Punkt, der diese Funktion zu einem wirklich effektiven Werkzeug macht. Sie stützt sich nicht auf eine einzige Datenquelle, sondern kombiniert diese in Echtzeit:
- Microsoft 365 – Outlook-Kalender, E-Mail, Teams-Chat, SharePoint
- Business Central ERP – Kundenstatus, Rechnungshistorie, Außenstände
- Atlassian Jira – aktive Projekte, Support-Tickets
- Social Media Scraper – LinkedIn-Profile und Unternehmensdaten
- SerpApi Google News – Echtzeit-Nachrichten der letzten 90 Tage
- Websuche – Meinungsumfrage in den Foren von Reddit und Portfolio
All dies läuft parallel ab. Leere Abschnitte gelangen niemals in die Ausgabe – es wird nur das angezeigt, was tatsächlich Inhalt enthält.
Bei 5 bis 8 externen Besprechungen pro Woche bedeutet das eine Zeitersparnis von 2 bis 4 Stunden pro Woche. Der wahre Wert liegt jedoch nicht in der Zeit – sondern in den Fakten, ohne die man blind in eine Besprechung geht.
Wie einfach ist die Bedienung?
So weit, wie man einen Satz aussprechen kann.
„Schau mal nach meinem Meeting am 17. April um 11 Uhr.“
„Was steht heute an?“
„Bereite dich auf das morgige Navigator-Treffen vor.“
Die KI sucht den Termin selbstständig im Kalender, identifiziert die Teilnehmer und beginnt mit der Recherche – ganz ohne Rückfragen. Man muss nicht wissen, welche Datenquellen im Hintergrund vorhanden sind. Es reicht zu wissen, wann das Meeting stattfindet.
Zusammenfassung
Der „Meeting-Prep-Generator“-Skill ist genau die Art von KI-Anwendung, über die ich gerne schreibe: kein Chatbot, sondern eine Infrastruktur. Nach 23 Jahren Berufserfahrung weiß ich, dass sich die besten Verhandlungsführer nicht durch Glück auszeichnen – sondern durch ihre Vorbereitung. Dieser Skill automatisiert diese Vorbereitung.
Verwandte Artikel
- 7 maßgeschneiderte KI-Konnektoren, die wöchentlich 15 bis 20 Stunden Arbeit einsparen – Die Funktion zur Meeting-Vorbereitung basiert auf der Infrastruktur der 7 MCP-Konnektoren
- E-Mail-Automatisierung mit Claude und Cloudflare – Ein weiterer Connector in der Praxis: 90 Minuten Zeitersparnis pro Tag
Häufig gestellte Fragen
Was braucht man, um die Funktion „Meeting-Prep“ nutzen zu können?
Der Skill läuft auf Claude AI und lässt sich mit den vorhandenen Konnektoren für Microsoft 365, Business Central ERP, Jira und anderen Systemen verbinden. Es ist keine Installation zusätzlicher Software erforderlich – sobald die Konnektoren eingerichtet sind, ist der Skill sofort einsatzbereit.
Wie viel Zeit sparen Sie bei der Vorbereitung eines Meetings?
Die manuelle Vorbereitung auf ein wichtiges externes Meeting dauert 20 bis 40 Minuten. Die Funktion reduziert diesen Zeitaufwand auf 2 bis 3 Minuten – und greift dabei auch auf Quellen zurück, die man manuell selten konsultiert: ERP, Jira, Google News, Foren.
Aus welchen Datenquellen bezieht der Skill seine Informationen?
Aus acht Quellen gleichzeitig: Outlook-Kalender, Outlook-E-Mails, Microsoft Teams-Chat, SharePoint, Business Central ERP, Atlassian Jira, LinkedIn und Google News. Die öffentliche Meinung umfasst auch eine Suche in Reddit und im Portfolio-Forum.
Wird die Forschung auch von internen Kollegen durchgeführt?
Nein – bei internen Kollegen entfällt die externe Suche automatisch. Stattdessen stützt sich der Kollege auf das vorhandene Profil des Kollegen sowie auf die E-Mail- und Teams-Verlaufsdaten. Das ist schneller und relevanter.
Was passiert, wenn in einer Datenquelle keine Treffer gefunden werden?
Der leere Abschnitt wird auf der Karte einfach nicht angezeigt. Wenn alle Quellen für einen Teilnehmer leer sind, zeigt die Funktion an: „Keine digitale Vorgeschichte – der Kontext befindet sich in deinem Kopf. Was möchtest du vor dem Meeting noch einmal durchdenken?“
Wie erkennt der Skill die Art des Meetings?
Anhand des Kalendereintrags, der E-Mail-Domain der Teilnehmer und einer eventuellen Kalendereintragsbeschreibung wird der Termin automatisch klassifiziert: Erstkontakt, Vertragsverhandlung, verlorener Kunde, Wiederaufnahme des Kontakts oder Partner-/Geschäftsentwicklungsgespräch. Für jeden Typ gibt es eine eigene Kartenstruktur.
